Política de privacidad

Esta Política explica cómo se tratan los datos personales al visitar kotejo.com, solicitar una demostración, contratar Kotejo o utilizar la plataforma, incluida la marcación de asistencia mediante códigos QR y geolocalización.

1. Quién opera Kotejo

Kotejo es un producto de gifits operado por Venture Tech S.A.S., CUIT 30-71866296-2, con domicilio en Bv. Oroño 1065, Piso 4, Oficina B, Rosario, Santa Fe, Argentina.

Consultas y ejercicio de derechos: legales@gifits.com.

2. A quiénes alcanza esta Política

Esta Política se aplica a:

visitantes del sitio y personas que solicitan información o una demo;
representantes, administradores y contactos de empresas clientes;
empleados, contratistas, supervisores y demás usuarios operativos habilitados por un Cliente;
proveedores y otras personas que se comunican con Kotejo.

Kotejo es un servicio empresarial y no está dirigido deliberadamente a menores de 18 años.

3. Nuestro rol y el rol de la empresa que utiliza Kotejo

Datos administrados por la empresa cliente

Cuando una empresa utiliza Kotejo para organizar su operación o registrar asistencia, esa empresa determina la finalidad, las personas alcanzadas, las reglas de control y el período de conservación. Por eso, la empresa es el responsable del tratamiento de esos datos y Venture Tech los procesa principalmente por su cuenta y siguiendo sus instrucciones.

Si sos empleado, contratista o usuario operativo y tenés una consulta sobre tu asistencia, horario, asignación, liquidación o una decisión laboral, debés dirigirte primero a la empresa que te habilitó el acceso. Kotejo colaborará con ella para atender las solicitudes vinculadas con datos alojados en la plataforma.

Datos administrados por Venture Tech

Venture Tech actúa como responsable respecto de los datos necesarios para administrar el sitio, la relación comercial, cuentas administrativas, facturación, soporte, seguridad, prevención de abuso, cumplimiento y comunicaciones propias.

4. Datos que podemos tratar

Según el uso del Servicio, podemos tratar las siguientes categorías:

Sitio, contacto y relación comercial

nombre y apellido;
empresa, cargo y datos de contacto;
contenido de consultas, solicitudes de demo y comunicaciones;
preferencias de comunicación;
datos contractuales, de facturación y pago; y
información técnica básica del acceso al sitio.

Cuenta y seguridad

correo, nombre, empresa, rol y permisos;
credenciales protegidas o identificadores de autenticación;
dirección IP, navegador, sistema operativo, dispositivo, fecha y hora;
registros de acceso, cambios de configuración y acciones relevantes; y
señales de fraude, abuso o incidentes.

Información operativa del Cliente

contratos, clientes, domicilios y ubicaciones de prestación;
datos identificatorios y laborales que el Cliente decida cargar;
asignaciones, turnos, horas, novedades y registros de asistencia;
información para liquidaciones, facturación, cobranzas y pagos;
reportes, archivos, comentarios y comunicaciones dentro del Servicio; y
parámetros, reglas y configuraciones definidos por el Cliente.

Marcaciones con QR y geolocalización

Cuando una persona inicia una marcación que requiere verificación, podemos recibir:

el código o identificador de la ubicación o servicio;
fecha y hora de la marcación;
coordenadas informadas por el dispositivo;
radio o nivel de precisión disponible;
resultado de la comparación con la ubicación configurada;
dirección IP e identificadores técnicos del dispositivo o sesión; y
alertas y registros de auditoría asociados.

Salvo que se informe expresamente una modalidad diferente, Kotejo accede a la ubicación únicamente durante la acción de marcación o validación iniciada por el usuario. No realiza seguimiento continuo ni obtiene ubicación en segundo plano.

La ubicación puede ser imprecisa y no demuestra por sí sola la identidad de una persona, el tiempo total trabajado ni el cumplimiento íntegro de una tarea.

Soporte

contenido de tickets, correos y conversaciones;
archivos o capturas enviados voluntariamente;
información técnica necesaria para diagnosticar un problema; y
historial de resolución.

5. Datos que no deben cargarse

Kotejo no está diseñado para recibir datos sensibles, incluyendo salud, discapacidad, afiliación sindical, opiniones políticas, creencias religiosas o filosóficas, origen racial o étnico, vida sexual, ni datos biométricos como reconocimiento facial, huellas o voz.

El Cliente no debe cargar ni habilitar esos datos salvo que exista una función expresamente contratada, una base legal suficiente y un acuerdo escrito específico con Venture Tech.

6. Cómo obtenemos los datos

Podemos recibirlos:

directamente de vos cuando completás un formulario, creás una cuenta, marcás asistencia o te comunicás;
de la empresa cliente que crea tu usuario, carga tu asignación o administra la operación;
automáticamente desde el navegador, dispositivo, infraestructura y registros de seguridad; o
de integraciones y proveedores habilitados por el Cliente.

7. Para qué los utilizamos

Tratamos datos personales para:

prestar, configurar, alojar y mantener Kotejo;
autenticar usuarios y administrar permisos;
registrar y contrastar marcaciones de asistencia con una ubicación de servicio;
procesar información operativa bajo instrucciones del Cliente;
generar reportes y permitir auditorías internas del Cliente;
brindar soporte y resolver errores;
asegurar el Servicio, prevenir fraude, abuso y accesos no autorizados;
administrar contratos, facturación, cobranza y relación comercial;
cumplir obligaciones legales y responder requerimientos válidos;
comunicar cambios, alertas y novedades del Servicio; y
medir y mejorar rendimiento, usabilidad, confiabilidad y funcionalidades.

No utilizamos la geolocalización individual para publicidad ni para enviar ofertas basadas en movimientos.

8. Base jurídica

Según el caso, el tratamiento puede basarse en:

la ejecución de un contrato o relación profesional;
el cumplimiento de obligaciones legales;
instrucciones documentadas de la empresa cliente, que debe contar con una base jurídica válida frente a su personal y terceros;
la necesidad de proteger el Servicio, prevenir fraude y ejercer o defender derechos; y
el consentimiento libre, expreso e informado cuando sea legalmente necesario, por ejemplo para comunicaciones promocionales o permisos opcionales del dispositivo.

El permiso técnico de ubicación otorgado en el teléfono no reemplaza la obligación de la empresa cliente de informar y justificar legalmente el control laboral.

9. Uso en relaciones laborales

La empresa cliente es responsable de que el sistema de control sea conocido por el trabajador, tenga una finalidad legítima, resulte proporcional, se aplique sin discriminación y respete dignidad e intimidad.

Kotejo proporciona evidencia operativa y alertas para revisión humana. No decide sanciones, despidos, contratación ni evaluación laboral. La empresa cliente no debería adoptar una decisión con efectos significativos basándose exclusivamente en una señal automática de ubicación sin revisar su precisión, el contexto y la explicación de la persona.

10. Analítica, desarrollo e inteligencia artificial

Podemos utilizar datos técnicos y de uso identificables cuando sea necesario para soporte, seguridad, diagnóstico y prestación. Para investigación, benchmarking, desarrollo de producto, automatizaciones, modelos analíticos o inteligencia artificial utilizaremos, como regla, información agregada o disociada de manera que no permita identificar razonablemente a una persona, al Cliente ni sus secretos comerciales.

Nuestro equipo y proveedores especializados podrán acceder a información estrictamente necesaria para esas tareas, sujetos a permisos limitados y confidencialidad.

No vendemos datos personales. No entregamos datos personales de trabajadores a socios comerciales para que hagan publicidad, prospección o usos propios no relacionados con Kotejo. No utilizaremos información identificable del Cliente para entrenar modelos generales destinados a terceros sin un acuerdo separado y expreso.

11. Con quién compartimos datos

Kotejo no vende ni cede datos personales ni los utiliza con fines publicitarios. Podemos comunicar datos, según necesidad, a: la empresa cliente y sus usuarios con permisos; personal y contratistas de Venture Tech que necesiten acceso para operar o dar soporte, sujetos a confidencialidad; asesores, auditores y aseguradores bajo confidencialidad; autoridades públicas o judiciales ante requerimientos válidos; y una eventual entidad sucesora del negocio, sujeta a esta Política.

Para prestar el Servicio utilizamos los siguientes proveedores (subencargados), que sólo pueden tratar los datos para la función contratada:

Vercel Inc. — alojamiento y ejecución de la aplicación (tráfico, IP y registros). Estados Unidos.
Supabase Inc. (sobre AWS) — base de datos donde residen los datos personales, incluidas las coordenadas de marcación. Estados Unidos.
Resend — correos transaccionales (invitaciones, recuperación de contraseña, códigos de segundo factor). Brasil.
ClickUp (Mango Technologies) — gestión de solicitudes de soporte. Estados Unidos.
OpenStreetMap Foundation — geocodificación de domicilios comerciales y mapa del backoffice. Reino Unido / Unión Europea.
Have I Been Pwned — verificación de contraseñas comprometidas por k-anonimato; no recibe la contraseña. Global.
Google Fonts — tipografías del sitio; registra la IP del visitante y no instala cookies. Estados Unidos.

Kotejo no utiliza herramientas de analítica ni de publicidad, no emplea servicios de monitoreo de errores de terceros y no utiliza proveedores externos de identidad: la autenticación es propia.

12. Transferencias internacionales

Ningún componente del Servicio está alojado en Argentina. Los proveedores del punto 11 procesan o alojan datos en Estados Unidos (Vercel, Supabase, ClickUp y Google), Brasil (Resend) y Reino Unido / Unión Europea (OpenStreetMap).

Estados Unidos y Brasil no integran el listado de países con nivel de protección adecuado de la Disposición AAIP N.º 60-E/2016. Por eso estas transferencias se encuadran mediante cláusulas contractuales tipo, conforme a esa disposición y a la Ley N.º 25.326. La lista actualizada de subencargados y su ubicación puede solicitarse a legales@gifits.com.

13. Conservación y eliminación

Conservamos los datos mientras dure la relación contractual con el Cliente y durante los plazos que exijan las normas laborales, fiscales, contables y de prescripción aplicables, así como para la seguridad y la defensa de derechos. La empresa cliente define durante cuánto tiempo conserva sus registros laborales y operativos.

Las copias de seguridad de la base de datos se conservan durante 7 días y luego se sobrescriben.

Ante un pedido de supresión que corresponda atender, los datos de la persona y su registro de consentimiento se eliminan de forma vinculada. Podremos conservar por más tiempo información bloqueada por una obligación legal, la prevención de fraude o un reclamo o litigio en curso.

14. Seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables según el riesgo, incluyendo controles de acceso por rol, autenticación, cifrado en tránsito, registros, copias de respaldo, gestión de vulnerabilidades e incidentes y compromisos de confidencialidad.

Ningún sistema es invulnerable. El Cliente también debe administrar permisos, dispositivos, credenciales y exportaciones de forma segura. Ante un incidente confirmado que afecte Datos del Cliente, informaremos al Cliente sin demora indebida con la información disponible para que pueda evaluar y cumplir sus obligaciones.

15. Decisiones automatizadas

Kotejo puede aplicar reglas o generar alertas, por ejemplo indicar que una marcación se encuentra fuera del radio configurado. Esos resultados requieren revisión del Cliente y no deben ser la única base de una decisión laboral con efectos significativos.

16. Tus derechos

Podés solicitar acceso a tus datos personales de manera gratuita, en los términos de la Ley 25.326, así como su rectificación, actualización, supresión o confidencialidad cuando corresponda. El derecho de acceso debe ser atendido dentro de 10 días corridos y las solicitudes de rectificación, actualización o supresión dentro de 5 días hábiles, sujeto a verificación de identidad y excepciones legales.

Si tus datos fueron incorporados por la empresa para la que trabajás o prestás servicios, esa empresa es normalmente quien debe resolver el pedido. Podés escribirle directamente o contactarnos; en este último caso podremos remitirle la solicitud y colaborar en su respuesta.

Para proteger a los titulares, podremos solicitar información razonable para verificar identidad. No cobraremos por ejercer estos derechos.

Contacto: legales@gifits.com.

La Agencia de Acceso a la Información Pública, en su carácter de órgano de control de la Ley 25.326, tiene la atribución de atender las denuncias y reclamos vinculados con el incumplimiento de las normas sobre protección de datos personales: www.argentina.gob.ar/aaip.

17. Comunicaciones comerciales

Podemos enviar comunicaciones operativas necesarias para el Servicio. Las comunicaciones promocionales incluirán un mecanismo para dejar de recibirlas. La baja de marketing no impide el envío de avisos de seguridad, facturación o cambios contractuales.

18. Cookies y tecnologías similares

El sitio kotejo.com no utiliza cookies. La aplicación utiliza únicamente cookies técnicamente necesarias para la sesión, la seguridad y el segundo factor de autenticación. No usamos cookies de analítica ni de publicidad, por lo que no corresponde un banner de consentimiento. El detalle está en nuestra Política de Cookies.

19. Cambios de esta Política

Podemos actualizar esta Política por cambios legales, técnicos o del Servicio. Publicaremos la versión vigente con su fecha y comunicaremos cambios sustanciales por un medio razonable. Si una finalidad nueva resulta incompatible con la informada originalmente, solicitaremos la autorización que corresponda antes de aplicarla.

20. Contacto

Venture Tech S.A.S.

CUIT 30-71866296-2

Bv. Oroño 1065, Piso 4, Oficina B, Rosario, Santa Fe, Argentina

legales@gifits.com

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